Perché fuori sede si è più esposti

Una sala riunioni d'albergo è prenotata con giorni di anticipo, è accessibile al personale e ad altri ospiti, e spesso è attrezzata con impianti audio-video che nessuno dei partecipanti conosce. Lo stesso vale per la sede di un partner o di un advisor.

In viaggio si aggiungono le reti Wi-Fi pubbliche, i caricatori lasciati a disposizione, i telefoni e i computer portati ovunque, le conversazioni in taxi, al ristorante o in aeroporto.

Prima di partire

  • Limita chi conosce i dettagli: luogo, orari e partecipanti di un incontro riservato vanno condivisi solo con chi deve saperli.
  • Scegli bene la struttura: preferisci hotel e sedi che conosci, e chiedi una sala in cui non si siano appena svolti altri eventi.
  • Porta solo i dati che servono sul portatile e sul telefono, e attiva la verifica in due passaggi sugli account.
  • Per le trattative più delicate, prenota una bonifica della sala o della suite prima dell'incontro.

Durante il viaggio e la riunione

  • Non lasciare computer, telefono e documenti incustoditi in camera o in sala, nemmeno per pochi minuti.
  • Evita le reti Wi-Fi aperte e le prese USB pubbliche: usa la connessione del telefono e un caricatore tuo.
  • Non parlare di temi riservati in taxi, al ristorante o nelle aree comuni.
  • Dopo una bonifica, tieni la sala chiusa fino all'inizio dell'incontro e fai lasciare i telefoni fuori per le sedute più delicate.
  • In camera, un controllo rapido con la torcia del telefono aiuta: lo spieghiamo nella guida sulle telecamere nascoste in hotel.

Al ritorno

Controlla gli accessi agli account e i dispositivi collegati, aggiorna le password se hai usato reti di cui non eri sicuro e annota eventuali situazioni strane: un oggetto spostato in camera, una persona troppo vicina durante una telefonata, una domanda inattesa da parte della controparte.

Se dopo una trasferta hai il dubbio che qualcosa sia trapelato, una analisi dello smartphone o del portatile toglie il dubbio con una relazione tecnica.

Quando conviene una bonifica

Non serve per ogni viaggio. Ha senso prima di trattative, fusioni, consigli di amministrazione o incontri con controparti in conflitto, quando si svolgono in ambienti che non controllate. Possiamo bonificare la sala o la suite prenotata in Italia, poco prima dell'appuntamento: lo spieghiamo nella pagina bonifica di sale riunioni e CdA.

Nella nostra esperienza circa il 13% delle bonifiche trova un dispositivo e nell'87% dei casi non troviamo nulla: anche questo è un risultato utile, perché permette di parlare tranquilli.